課題・施策・結果
課題
- 展示会でのヒアリング情報を手書きで記録するアナログな運用になっていた
- インサイドセールスへのリードの受け渡しに時間や工数がかかっていた
施策
- 名刺情報の読み取り、ヒアリングをAsk Oneフォームで一元化
- ヒアリング項目を精査し、スタッフのオペレーションを統一
結果
- ブースでの対応オペレーションが改善し、展示会でのリード獲得数が約2倍に
- 属人的だったリード評価をヒアリング項目で自動判定
株式会社SmartHRは、「労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会をつくる。」をミッションとして、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を展開する企業です。
同社では、展示会オペレーションの改善を目的にAsk Oneを導入いただき、大きな効果に繋がっています。導入に至った経緯や施策での活用や成果について、ブランディング統括本部 フィールドマーケティング部 イベントマーケティングユニットの伊藤様、増田様にお話しをお伺いしました。
※以下敬称略
アナログだった展示会オペレーションをAsk Oneで改善
Q：貴社の事業内容、担当部署、ご担当業務について教えてください。
伊藤：弊社は人事労務業務の効率化から、従業員データを活用したタレントマネジメントまで、一貫したサービスを提供している企業です。従業員のデータベースを基盤とし、人事労務の業務効率化とデータ活用によるタレントマネジメントの双方を実現することが目的です。
業務の効率化により、従業員が本来の業務に集中できる時間を増やすだけでなく、蓄積された従業員データを活用することでエンゲージメントを向上させ、組織や人材のパフォーマンス向上を支援しています。
私と増田は、ブランディング統括本部内のフィールドマーケティング部に所属し、その中でもイベントマーケティングユニットに属しています。
フィールドマーケティング部の主な業務は、新規リードの獲得を中心としたリードジェネレーションであり、そこから生まれる商談をKPIとして設定しています。特にイベントマーケティングユニットでは、イベントを軸としたリード獲得を担当しており、自社セミナー、オンラインカンファレンス、展示会などを通じて新規リードを創出する業務を担っています。
Q：Ask Oneの選定や導入に至った経緯を教えてください。
伊藤：Ask Oneを導入する以前の展示会オペレーションでは、名刺の裏にメモ用のシールを貼り、当日ヒアリングした内容を手書きで記録するというアナログな管理を行っていました。しかし、この方法には多くの課題がありました。
例えば、名刺サイズのメモに記載するには限界があり、データを迅速にインサイドセールスへ連携する必要があるにもかかわらず、展示会後のデータ共有には最低でも2日以上を要するという問題がありました。
さらに、ホットリードを速やかにインサイドセールスへ引き渡すために、名刺の画像データのみを直接共有し、ツールを介さずに人が目視で判断するという非効率なオペレーションも発生していました。
また、ホットリード以外のリード管理においても、手書きメモを画像データとしてSalesforceに格納していたため、テキストデータ化がされておらず、ヒアリング内容をレポートとして活用することが困難であるという課題もありました。
これらのスピード面での課題に加え、リードの分配工数やインサイドセールスの確認工数など見えない人件費のコストも大きな負担となっていました。こうした問題を解決するため、名刺情報の読み取りだけでなく、ヒアリング内容の電子化も検討し、その結果としてAsk Oneの導入に至りました。
Q：最終的にAsk Oneを選定した理由を教えてください。
伊藤：これらの課題を解決するために、Ask Oneを含む複数のサービスを比較検討しました。しかし、Ask One以外のツールは、名刺情報をデータ化し、迅速に連携することに特化したシンプルな設計のものがほとんどであるという印象を受けました。
また、展示会では名刺の読み取り後にAdobe Marketo EngageやSalesforceといった顧客管理ツールと連携する必要があり、スムーズなシステム連携が可能であることも選定の重要な要件でした。
Ask Oneは、単なる名刺データ化ツールではなく、活用できるシーンや連携機能の幅が広い点が特徴です。私たちは、業務の効率化を求められる中で柔軟に対応できるツールの必要性を感じており、Ask Oneであればスピード感を持って汎用的に活用できると判断し、選定に至りました。
Ask Oneを活用してオペレーションが大きく改善。脱属人化に繋がる
Q：展示会ではどのようにAsk Oneをご活用いただいていますか？
伊藤：展示会では名刺を撮影させていただいた後に、弊社サービスの対象業務の方であるかどうか、その方が新規のお客様なのか、既存のお客様なのか、私たちが提供しているプロダクトがお客様の課題に沿ったものかをAsk Oneの選択式の設問項目を活用してヒアリングしています。
具体的には、「紙の申請書類を運用しているか」「人事労務ツールの導入を検討しているか」など、当社のサービスで解決可能な課題を確認するための質問を設定しています。
加えて、お客様が抱えている具体的な悩みや、来場の目的、説明を受けた際の反応、現在使用しているシステムなどの定性的な情報についてはフリーテキストで記録できるようにしています。
Q：導入後もフォームの改善を行っていると伺っていますがどのようなアップデートを行っていますか？
伊藤：直近、大きな改変を行い、設問内容を大幅に変更しました。
以前のフォームでは、当日の説明担当者がお客様の温度感を自己判断で確度付けしていました。しかし、現在は確度付けに関する項目をすべて設問として組み込み、項目を選択することによってAsk Oneで自動的に判定される仕組みに変更しています。
この背景として、現在弊社には1,400人ほどの従業員がおり、組織の拡大化に伴い入社して間もない方や、私たちも面識がないまま初めて展示会場で会うといった状態で参加してもらうことが多くあります。
そういった状況の中、同じ基準で確度付けに関する認識を合わせることは非常に難しく、お客様の温度感についての感覚の差異がインサイドセールスの対応優先順位付けや、商談獲得に大きく影響を与えてしまうと感じておりました。
こうした課題を解決するため、フォームの設問を統一し、誰が対応しても一貫した基準でお客様の確度を判断できる仕組みを導入しました。
Q：Ask Oneをご活用いただくことで展示会の改善された点や効果が現れた点はありますか？
伊藤：導入前と導入後の比較で、データの観点ではヒアリング情報がしっかりと分析できる形で蓄積されていくことが大きなメリットだと感じています。
今まで手書きのメモを撮影した画像の記録だった為、Salesforceで各取引先責任者の画面から内容を1件ずつ確認する必要がありました。現在はレポート上で、横断的に内容が見られるようになり、時間効率の観点から見ても大きな改善となっています。
また、物理的に名刺サイズの分量しか書けなかったヒアリング情報がAsk Oneのフォーム上に記載できるようになったことで、情報量が増えました。今後、それらの情報をもとにセグメントして分析し、データ活用の部分も進んでいくと感じています。
増田：先ほどフォームのアップデートで、確度の自動判定といったお話をさせていただきましたが、今までは接客した担当者によって温度感の判定などが異なったので、インサイドセールスがコンタクトをとった際、共有されている確度判定と実際のお客様の温度感が違うといったことがありました。こうした属人的な判断がなくなり、同一の基準を基に優先順位を決められるようになったことでインサイドセールスの活動にとっても大きな改善につながっています。
他にも、既にサービスをご利用いただいている既存のお客様に関しては既存顧客かどうかをフォーム内で判断しています。この情報を基に来場目的や追加の課題などのヒアリングを行い、カスタマーインサイドセールスという既存顧客向けのインサイドセールスに共有することで、お客様に更にサービスを活用していただくご提案に繋げるといった仕組みも運用できています。
Q：Ask Oneをご活用いただくことで定量的に現れた点はありますか？
展示会の成果にはAsk Oneの導入以外にもさまざまな改善施策が影響しているため、Ask One単体の数値を正確に抽出するのは難しいですが、データ連携のスピードに関しては、導入前は2日かかっていたものがほぼ即時連携に変わり、大幅なリードタイムの削減につながりました。
また、展示会単位でデータを分析すると、以前は名刺に手書きでメモをしていたため入力に時間がかかり、オペレーションが統一されていなかったことで回転率が低下していたことがわかりました。しかし、Ask Oneを導入後、同じ展示会で昨年の倍以上のリード獲得件数を、同じ日数・同じ人数で達成できたケースもあり、これに伴い商談化数も増加しています。このことから、オペレーションの改善が展示会の成果向上に大きく寄与していると実感しています。
さらに、想定していなかった副次的な効果として、リードの確度判定を最適化したことで、展示会場でのアポイント調整がより積極的に行われるようになりました。 以前は確度判定が曖昧だったため、会場での踏み込んだヒアリングができていませんでしたが、統一されたヒアリング設問を導入したことで、商談確約のリードが昨年対比で約2倍に増加しています。
Q：Ask Oneをご活用いただいた感想をお伺いさせてください。
増田：自社の目的に沿って柔軟にフォームを作れるといった汎用性の高さが非常にありがたいなと思っております。
実際に運用していく中で、設定が難しいところもあるのですが、カスタマーサクセスの担当の方がすぐに助けてくださるのでサポートの部分も含めて非常に安心しています。
今、社内からも他のユニットで違う用途で使いたいといった相談も増えていて、様々な施策に使える汎用性が非常に高いと感じています。
増田：社内の声ですが、手書きで運用していた頃と比較してとても良くなったという声を多くいただいています。展示会という多くのスタッフが関わる業務の改変を行ったにも関わらず、ネガティブな反応がなかったというのはフォームの使いやすさなどの理由ではないかと思います。
Q：今後使ってみたい機能や行ってみたい施策があれば教えてください。
伊藤：現在は展示会での利用が中心ですが、イベントマーケティングユニットが担当している自社セミナーやイベントなど、さまざまな顧客接点においても活用を広げていきたいと考えています。
また、今回Ask Oneの導入を主導した立場として、他のユニットや他部署でも活用できる仕組みを構築できれば、より大きな改革につながると感じています。今後はさらに活用の幅を広げ、社内全体の業務効率化に繋がると良いと考えています。
※ページ上の各種情報は2025年5月15日時点のものです。
